Инновации в коммуникациях и распространении информации радикально трансформировали представление о современном офисе. С передачей данных из любой точки планеты и всеобщим доступом к новшествам, стоит ли вопрос о необходимости физического присутствия сотрудников на рабочих местах? Уцелеет ли офис как единая структура?
Несмотря ни на что, проведенные исследования демонстрируют, что большинство специалистов по-прежнему предпочитает работать в офисном пространстве, что подтверждает его актуальность и стимулирует дальнейшее развитие в соответствии с новыми технологическими возможностями и меняющимися потребностями.
60-90-е гг.
В воспоминаниях многих наверняка всплывает образ устаревших учреждений – однообразная мебель, стандартные планировки помещений, не располагающая к общению обстановка. Однако это лишь отражение ушедшей эпохи: строгая иерархия, полная зависимость от системы, выполнение задач в рамках определенной функции.
00-е гг.
В эпоху открытого офиса инновационно-информационное поколение предпочитает открытую планировку офисных помещений. Удаляются внутренние перегородки, рабочие места располагаются компактно. Такое размещение свободно организовано, атмосфера в коллективе становится более дружелюбной и тесной. Главная задача этой идеи – улучшить коммуникации внутри подразделений и отделов фирмы.
10-е гг.
Сегодня большинство компаний работают по проектам. Сотрудники ранее выполняли задания от руководителя, но сейчас ситуация изменилась. Для решения поставленных задач формируется группа, привлекая сотрудников из разных отделов. В данном случае проект-менеджер – это не традиционный руководитель, а скорее организатор.
Такая работа нуждается в офисном пространстве нового типа – открытом и адаптивном. Межличностное взаимодействие сотрудников должно происходить как на уровне отделов, так и между ними.
Растущий спрос на информационные, мобильные технологии и интернет существенно изменил офисную среду. Однако главную роль всегда играет экономическая эффективность его функционирования. В настоящее время к этой сфере предъявляются еще более жесткие требования: снижение затрат на технику и оборудование, аренду помещений, коммунальные услуги, повышение производительности труда.
Гибкий офис (flex-office)
Главная идея flex-office – это непривязанность рабочих мест к конкретным сотрудникам. Разделение происходит на мобильных и немобильных работников. Мобильные сотрудники, выполняющие основную часть работы в контакте с клиентами – встречи, переговоры, посещения презентаций и объектов – имеют незакрепленное рабочее место.
Концепция и планировка будущего гибкого офиса разрабатываются с учетом специфики выполняемых задач – будь то индивидуальная работа или командные проекты, продолжительные процессы или кратковременное сотрудничество, требующие концентрации внимания или совместного обсуждения.
Характеристики рабочих мест при гибкой организации офиса.
- Стол для временного использования (хот-деск) сотрудники резервируют на конкретный срок при необходимости.
- свободный стол (shared desk) – это рабочее место, которое может быть занято любым человеком без предварительного бронирования.
- Рабочая комната, рассчитанная на работу, которая требует пристального внимания и концентрации, предназначается одному сотруднику.
- Зона тишины – организована для нескольких рабочих мест, где действует запрет на разговоры и телефонные звонки, обеспечивается полная тишина;
- Пространство для командной работы – проектные группы имеют доступ к специально выделенным открытым зонам в офисе, обычно представляющим собой один или несколько столов для совместной работы;
- Зона для выполнения срочных задач – предназначена для решения краткосрочных вопросов и часто представляет собой рабочее место с возможностью работы стоя, оснащенное телефоном, факсом и компьютером с подключением к сети интернет.
- Телефонная зона (phone boot) представляет собой небольшое помещение, предназначенное для проведения переговоров, конференций и вебинаров. Использование такой комнаты обеспечивает конфиденциальность и исключает отвлечение внимания со стороны других сотрудников;
- Быстродействующая переговочная комната функционирует аналогично традиционной, но задачи решаются оперативно, без необходимости сидеть.
В качестве нестандартных рабочих зон могут использоваться открытые площадки: террасы, балконы, кафе и прилегающие дворы, при условии доступности беспроводного доступа к сети Интернет.
Клубный офис (коворкинг)
Современный офис данного типа предполагает возможность аренды рабочего пространства на определенный период времени. Как правило, это комплекс с развитой инфраструктурой и передовыми технологиями для решения разнообразных задач.
Клубный офис предусматривает:
- Разделенное на участки пространство: место для официальных переговоров, площадка для дружеских встреч, зона отдыха.
- Предусмотрена возможность сдачи небольших офисных помещений в аренду;
- аудиторию коворкинг;
- некрупные компании;
- Фрилансеры — это сотрудники, занимающиеся работой на расстоянии.
- Компаниям, занимающимся бизнесом без собственной офисной площади, удобно работать с клиентами из клубного офиса.
Создание современного офисного пространства предполагает два основных подхода: строительство нового здания или реновация существующего. В любом случае, необходимо внимательно учесть ряд ключевых аспектов и требований.
- В плане предусмотрена зона для работы, пункт приёма посетителей. Организована удобная система расположения колонн для сотрудников и гостей.
- Важным фактором является транспортная доступность: наличие удобной парковки, благоустроенный подъезд к зданию и легкий подход к нему.
- а также оформление входа – представительный офис должен иметь соответствующую, привлекательную входную группу.